Anleitung: Dienstplan Kundenservice

Schnellstart & Ersteinrichtung

In drei Schritten zum ersten Plan. Das reicht für den Alltag.

1. Woche prüfen. Oben steht die Kalenderwoche, z. B. KW 37. Mit den Pfeilen ‹ › blätterst du, mit Heute springst du zur aktuellen Woche.
2. Dienst eintragen. Bei einem Tag auf + Eintrag tippen, dann Name, Funktion, Von und Bis ausfüllen und Speichern. Fertige Balken lassen sich später einfach an eine andere Zeit oder auf einen anderen Tag ziehen.
3. Weitergeben. Oben rechts Als PDF exportieren und im Druckdialog „Als PDF speichern“ wählen.

Woche und Zeitraum wählen

Alles in der Leiste ganz oben.

• ‹ › blättern eine Woche zurück / vor. Heute springt zur aktuellen Woche.
• Das Feld Woche 37, 2026 ist die Kalenderwochen-Auswahl deines Browsers.
• Suchfeld Springen: versteht KW 12, 12, 12.03.2027, 2027-W12 und 2027-03-12. Mit Enter ausführen.
• Mo–Fr / Mo–Sa / Mo–So: wie viele Tage der Plan zeigt.
• Zeitfenster: Anfang und Ende der Zeitleiste. Dienste außerhalb werden sichtbar an den Rand geklemmt und mit -> markiert.
• Min./Tag: erwartete Mindestbesetzung. Wird sie unterschritten, erscheint (!) im Tageskopf.

Dienste eintragen und wiederholen

Ein Dialog für alles – oder Balken direkt im Plan ziehen.

Neu: beim jeweiligen Tag auf + Eintrag. Im Dialog:

• Dienst ist voreingestellt. Der Umschalter Abwesend ist für Urlaub & Co. (Abschnitt 4).
• Name – Vorschläge kommen aus deinem Team, freier Text geht auch.
• Schichtvorlagen Früh Mittel Spät Nacht: ein Tippen füllt Von und Bis.
• Funktion – aus der Liste oder frei. Notiz ist optional.

Buttons im Dialog:

• Speichern – nur dieser Tag.
• Für Mo–Fr – derselbe Eintrag für die ganze Arbeitswoche auf einmal.
• Duplizieren (beim Bearbeiten) – Kopie am selben Tag, danach anpassen.
• Löschen – Eintrag entfernen.

Ändern: im Plan auf den farbigen Balken tippen – es öffnet sich derselbe Dialog.

Direkt im Plan ziehen – mit Maus oder Touch, ganz ohne Dialog:

• Balken in der Mitte greifen und waagerecht ziehen → andere Uhrzeit, die Dauer bleibt gleich.
• In eine andere Tageszeile ziehen (nach oben oder unten) → der Eintrag wechselt den Tag. Die Zielzeile wird gestrichelt markiert.
• An der linken oder rechten Kante ziehen → nur Beginn bzw. Ende verschiebt sich.

Ein mitlaufendes Etikett zeigt die neue Zeit bzw. den neuen Wochentag. Alles rastet auf 5 Minuten ein und bleibt im eingestellten Zeitfenster. Nach dem Loslassen ordnet die Übersicht überlappende Balken automatisch neu. Ganztägige Abwesenheiten lassen sich so nur auf einen anderen Tag ziehen.

Überschneidungen sind ausdrücklich erlaubt: gleichzeitige Dienste werden übereinander gestapelt dargestellt.

Sehr kurze Einträge wie Pausen erscheinen als schmaler Balken mit Kurzbeschriftung; die volle Info steht im Tooltip und im PDF.

Gesamtzeit je Person & schnelle Pause: Unter der Zeitleiste jedes Tages steht die Zeile Je Person.

• Für jeden eingeteilten Mitarbeiter die Gesamtzeit dieses Tages – automatisch aus allen Balken, Pausen bereits abgezogen. Sie aktualisiert sich sofort bei jeder Änderung oder Verschiebung.
• Name und Stunden antippen setzt den Mitarbeiter-Filter auf diese Person (Abschnitt 6) – schneller als oben im Dropdown zu suchen.
• Der Button + Pause je Person legt mit einem Klick eine 30-Minuten-Pause (15 Minuten bei sehr kurzen Schichten) etwa in der Schichtmitte an, gerundet auf 5 Minuten. Sie erscheint sofort als Balken auf dem Zeitstrahl dieser Person und lässt sich ziehen oder im Dialog anpassen; die Gesamtzeit sinkt entsprechend.

Abwesenheiten

Urlaub, Krank, Frei, Fortbildung – ganztägig, ohne Uhrzeit.

1. Auf + Eintrag tippen und im Dialog oben auf Abwesend wechseln.
2. Name wählen und einen Grund: Urlaub, Krank, Frei, Fortbildung oder Sonstiges.
3. Speichern – oder Für Mo–Fr für eine ganze Urlaubswoche.

Abwesenheiten erscheinen als farbiger Balken über der Zeitleiste, als Markierung im Kalender und im Mitarbeiterplan. Sie zählen nicht in die geplanten Stunden.

Ewiger Kalender und Feiertage

Aufklappbar unter Ewiger Kalender. Funktioniert für jedes Jahr, vor und zurück.

• « » wechseln das Jahr, ‹ › den Monat, Aktueller Monat geht zurück zu heute.
• Auf einen Tag tippen: der Plan springt zu dessen Woche.
• Auf die KW-Zahl links tippen: der Plan springt zu dieser Kalenderwoche.
• Farbige Punkte in einer Zelle = an dem Tag eingeplante Funktionen. × Abw. = Abwesenheiten.
• Die aktuell geöffnete Woche ist im Kalender hervorgehoben.

Nach Mitarbeiter filtern

Den ganzen Plan auf eine Person eingrenzen – und genau diese Ansicht als PDF geben.

• Oben Mitarbeiter auswählen. Der Plan zeigt dann nur diese Person.
• Eine blaue Leiste nennt Woche, geplante Stunden, Soll und Differenz.
• In der Wochenauswertung eine Tabellenzeile antippen setzt denselben Filter, ebenso Name und Stunden in der Zeile Je Person unter jeder Zeitleiste (Abschnitt 3).
• Bei aktivem Filter erzeugt Als PDF exportieren einen Mitarbeiterplan: nur diese Person, mit Stunden- und Hinweis-Zusammenfassung.
• Filter aufheben steht in der blauen Leiste – zusätzlich erscheint bei aktivem Filter in jedem Tageskopf der Button × Filter zum schnellen Zurücksetzen, ohne erst nach oben zu scrollen.

Wochenauswertung lesen

Die Tabelle unter dem Plan – Stunden, Soll/Ist und Hinweise auf einen Blick.

• Pro Tag stehen die Stunden je Person direkt unter der Zeitleiste (Zeile Je Person); diese Tabelle summiert die ganze angezeigte Woche.
• Std. geplant: Summe der Dienste. Einträge mit der Funktion Pause werden abgezogen.
• Soll/Woche: kommt aus Team & Soll-Stunden.
• Differenz: rot = unter Soll (Minusstunden), blau = über Soll (Mehrstunden).
• Hinweise: Richtwerte nach Arbeitszeitgesetz – über 10 h an einem Tag, weniger als 11 h Ruhezeit zwischen zwei Tagen, fehlende Pause ab 6 h, mehr als 6 Tage am Stück.
• (!) im Tageskopf: Unterbesetzung oder eine Person über 10 h an diesem Tag. Fahr mit der Maus darüber für den Grund.

Team, Soll-Stunden, Funktionen

Zwei aufklappbare Bereiche unter dem Plan.

Team & Soll-Stunden

• Namen hinzufügen, umbenennen, entfernen.
• Soll je Woche setzen – Teilzeit möglich, 0 = keine Vorgabe.
• Umbenennen ändert bestehende Einträge dieser Person mit.
• Entfernen löscht keine Einträge – der Name verschwindet nur aus den Vorschlägen.

Funktionen & Farben

• Farbe je Funktion wählen. Sie erscheint in Zeitleiste, Legende und Kalender.
• + Funktion legt eine neue an. Umbenennen aktualisiert vorhandene Einträge mit dieser Funktion.

Wochen kopieren und übertragen

Bereich Woche übertragen für ganze Wochen, → Folgetag im Tageskopf für einzelne Tage.

• Aus Vorwoche übernehmen: kopiert Dienste und Abwesenheiten der Vorwoche in die aktuelle Woche.
• In Folgewoche kopieren: umgekehrt, und springt danach in die Folgewoche.
• Diese Woche leeren: löscht nur die gerade angezeigte Woche.

Bestehende Einträge der Zielwoche bleiben erhalten – bei vorhandenen Einträgen wirst du vorher gefragt.

Einzelnen Tag kopieren: Im Tageskopf steht neben + Eintrag der Button → Folgetag. Er überträgt alle Dienste und Abwesenheiten dieses einen Tages auf den nächsten Kalendertag – auch über Wochen- oder Monatsgrenzen hinweg. Er erscheint nur an Tagen, die bereits Einträge haben; enthält der Zieltag schon etwas, wirst du vorher gefragt.

Als PDF exportieren / drucken

Als PDF exportieren öffnet den Druckdialog deines Browsers.

1. Oben rechts Als PDF exportieren antippen.
2. Im Druckdialog als Ziel „Als PDF speichern“ bzw. „Microsoft Print to PDF“ wählen.
3. Speichern.

• Ohne Filter: der ganze Wochenplan als Tabelle je Tag, plus eine Stundenübersicht.
• Mit Mitarbeiter-Filter: der Mitarbeiterplan dieser Person.
• Wochennotiz und Feiertage stehen mit auf dem Ausdruck.
• Für ein Daten-Backup ist nicht das PDF gedacht, sondern der TXT-Download in Abschnitt 11.

Speichern und Sichern

Der wichtigste Abschnitt. Bitte einmal ganz lesen.

• Der Plan speichert sich automatisch im Browser dieses Geräts (localStorage). Du musst nichts aktiv speichern.
• Er liegt nicht in einer Cloud und ist nicht auf anderen Geräten oder in anderen Browsern verfügbar.
• Datenschutz (DSGVO): Alle Eingaben bleiben ausschließlich in deinem Browser. Es werden keine Daten an einen Server übertragen oder verlassen das Gerät.

Ganz unten auf der Seite steht dafür die Karte Dienstplan-Daten sichern mit zwei Buttons.

Sicherung machen: Button TXT-Datei herunterladen. Ein Klick, kurz den Dateinamen bestätigen – die Datei dienstplan-backup-JJJJ-MM-TT.txt landet in deinem Download-Ordner.

Wiederherstellen oder auf ein anderes Gerät bringen: Button TXT-Datei importieren – die Dateiauswahl deines Geräts öffnet sich, die zuvor gesicherte .txt-Datei auswählen, fertig. Team, Mitarbeiter, Funktionen und alle Einträge werden sofort übernommen.

Klappt der Download nicht? Dann öffnet TXT-Datei herunterladen ein Fenster mit dem kompletten Sicherungstext und legt ihn in die Zwischenablage. Füge ihn in eine leere Textdatei ein und speichere sie mit der Endung .txt; später lässt sie sich über TXT-Datei importieren einspielen.

Direkt nach der Ersteinrichtung einmal sichern – und danach regelmäßig. Am Seitenende erinnert dich dauerhaft ein Hinweisfeld daran.

Bedienung und Ansicht

• Farbschema Auto / Hell / Dunkel in der oberen Leiste. Auto folgt deinem System.
• Diese Anleitung hat oben rechts ihren eigenen Hell-/Dunkel-Umschalter und eine Textgröße.
• Wochennotiz: ein kurzer Hinweis pro Woche (Brückentag, Systemwartung …). Steht auch im PDF.
• Auf schmalen Bildschirmen wird jeder Tag einspaltig gezeigt; die Zeitleiste im Tag lässt sich seitlich schieben.
• Balken in der Planungsübersicht lassen sich direkt ziehen: Mitte = Zeit und Tag, Ränder = Dauer (Abschnitt 3).
• Button Pausen ausblenden / Pausen einblenden im Tageskopf: blendet die Pausen-Markierungen auf der ganzen Zeitleiste ein oder aus – rein optisch, die Stunden bleiben überall korrekt.
• Ganz am Seitenende: die Karte Dienstplan-Daten sichern (Download/Import) und ein Hinweisfeld zu Sicherung und Datenschutz.

Wenn etwas klemmt

Klapp die Frage auf, die passt.