Dienstplan-Einsicht und Datenschutz: Was darf auf den Plan, wer darf ihn sehen?
Wer einen Dienstplan aushängt, per E-Mail verschickt oder ins Intranet stellt, verarbeitet Daten über Beschäftigte. Name und Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten, deshalb gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) auch hier. Das heißt nicht, dass Pläne tabu wären – aber Menge, Empfängerkreis und Weg müssen stimmen.
Rechtsgrundlage: erforderlich für das Arbeitsverhältnis
- Hauptgrundlage ist die Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, ergänzt durch § 26 BDSG). Sie trägt nur, soweit die Angabe für die konkrete Personaleinsatzplanung wirklich erforderlich ist.
- Einwilligung eignet sich im Arbeitsverhältnis kaum, weil wegen der Abhängigkeit zweifelhaft ist, ob sie freiwillig erteilt wurde (§ 26 Abs. 2 BDSG).
- Betriebsvereinbarung kann eine Grundlage sein, schafft aber nur Sicherheit, wenn sie selbst datenschutzkonform ist und Erforderlichkeit und Verhältnismäßigkeit klar regelt.
Was auf den Dienstplan darf – und was nicht
| Angabe | Auf dem Plan? |
|---|---|
| Vor- und Nachname | Ja |
| Beginn und Ende der Arbeitszeit, Pausen | Ja, soweit für den Einsatz nötig |
| Funktion oder Aufgabe (Telefon, Chat, Backoffice) | Ja, soweit für die Einsatzplanung nötig |
| Vertretung für ausfallende Kolleginnen und Kollegen | Ja, mit Namen der Vertretung |
| Private Telefonnummer | Nein |
| Grund einer Abwesenheit (krank, Kur, „Kind krank“, Sonderurlaub) | Nein |
| Urlaub als Grund | Nein; neutral „nicht verfügbar“ oder freilassen |
| Stundenkonto, Plus- und Minusstunden einzelner Personen | Nein; nur für die betroffene Person |
Maßstab ist die Datenminimierung: Es erscheint nur, was für den Zweck des Plans nötig ist. Dass jemand abwesend ist, darf für die Planung bekannt sein – warum, geht Kolleginnen und Kollegen nichts an.
Krankheit ist ein Gesundheitsdatum
Die Information, dass jemand arbeitsunfähig ist, gilt als Gesundheitsdatum und unterliegt besonderen Schutzregeln (Art. 9 DSGVO). Die Teamleitung darf sie kennen, soweit sie für Entgeltfortzahlung und Ersatzplanung nötig ist. Eine Liste erkrankter Personen im Aushang oder in einer Gruppe ist dagegen nicht zulässig.
Wer darf den Plan sehen?
- Betroffene Beschäftigte: Der Plan darf den Personen zugänglich sein, deren Arbeitszeit er regelt. Ob weitere Gruppen ihn sehen dürfen, ist eine Abwägung im Einzelfall.
- Externe nie: Kunden, Lieferanten, Besucher und andere Dritte dürfen keine Einsicht nehmen. Bei Papieraushängen heißt das: ein Ort, den Dritte nicht erreichen, zum Beispiel der Pausenraum statt der Empfangsbereich.
- Technische und organisatorische Maßnahmen: Der Arbeitgeber muss den Zugriff schützen (Art. 32 DSGVO), etwa durch ein Berechtigungskonzept und passwortgeschützte Ablage.
Digitale Wege: E-Mail, Intranet, Messenger
- Intranet oder geschützter Bereich: geeignet, wenn nur Berechtigte Zugriff haben. Ein Dienstplan gehört nicht auf eine öffentlich erreichbare Webseite.
- E-Mail an die Betroffenen: möglich; am besten jede Person mit ihrem eigenen Plan.
- Messenger-Gruppen wie WhatsApp: gelten für Dienstpläne in der Regel als unzulässig, weil Daten über private Dienste verbreitet werden und kaum kontrollierbar sind. Zulässig ist erfahrungsgemäß der Hinweis „Der Plan wurde geändert“ ohne Inhalt, mit Verweis auf den geschützten Ablageort.
- Fotos und Screenshots: Ein abfotografierter Aushang verlässt jede Kontrolle und lässt sich nicht zurückholen. Dagegen helfen klare Weisungen und individuelle Pläne statt eines Gesamtplans.
Betriebsrat und Betriebsvereinbarung
Wo es einen Betriebsrat gibt, hat er bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit und der Verteilung auf die Wochentage mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Ein Dienstplan-Aushang ohne dessen vorherige Zustimmung gilt nach den Fachbeiträgen als Verstoß. Wie Pläne verteilt werden und wer sie sieht, lässt sich gut in einer Betriebsvereinbarung festhalten.
Einsicht der Beschäftigten in den eigenen Plan
Jede beschäftigte Person muss ihre eigenen Arbeitszeiten kennen und braucht dafür Zugriff auf ihren Plan. Darüber hinaus kann sie nach Art. 15 DSGVO Auskunft darüber verlangen, welche personenbezogenen Daten zu ihr verarbeitet werden. Der Anspruch bezieht sich auf die eigenen Daten, nicht auf die Daten des gesamten Teams.
Aufbewahrung und Löschung
Die Aufzeichnung der über 8 Stunden werktäglich hinausgehenden Arbeitszeit muss mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Für Dienstpläne selbst nennt das Gesetz keine eigene Frist. Lege eine interne Frist fest, die sich an diesem Zeitraum orientiert, und lösche ältere Pläne, wenn sie nicht mehr erforderlich sind. Das folgt aus dem Grundsatz der Speicherbegrenzung.
Datenschutz im Dienstplan-Tool
- Lokal im Browser: Das Tool überträgt die Plandaten nicht an einen Server; sie liegen im lokalen Speicher deines Browsers (siehe Datenschutzerklärung). Ein gemeinsam genutzter oder fremder Rechner ist trotzdem ein Risiko.
- PDF und TXT verlassen den Browser: Was du exportierst, unterliegt deiner Verantwortung. Die TXT-Sicherung enthält alle Daten und gehört an einen geschützten Ort.
- Abwesenheitsgründe erscheinen im PDF: Der Wochenplan und der Mitarbeiterplan zeigen den eingetragenen Grund (zum Beispiel „Krank“) und eine Notiz. Für einen Aushang eignet sich deshalb der Mitarbeiterplan je Person (Filter auf eine Person, dann PDF) oder ein neutraler Eintrag wie „Frei“ oder „Sonstiges“ ohne Notiz.
- Keine Rechtsprüfung: Das Tool ersetzt keine Beratung durch die oder den Datenschutzbeauftragten.
Wie du Filter und PDF-Export bedienst, steht in der Anleitung.
Checkliste vor dem Aushang
- Nur Name, Zeiten und nötige Funktion auf dem Plan?
- Keine Abwesenheitsgründe, keine privaten Kontaktdaten, keine Stundenkonten?
- Aushangort für Externe unerreichbar?
- Digitale Verteilung nur an Berechtigte, nicht über Messenger-Gruppen?
- Weisung zu Fotos und Screenshots erteilt?
- Betriebsrat einbezogen, Regeln in einer Betriebsvereinbarung festgehalten?
- Aufbewahrungsfrist festgelegt, alte Pläne gelöscht?
Weiterführende Einschätzung zum Aushang: Dr. Datenschutz – Dienstplan aushängen. Wie du den Plan insgesamt aufbaust, zeigt der Ratgeber Dienstplan im Kundenservice erstellen.
Häufige Fragen
Darf ich den Dienstplan in die WhatsApp-Gruppe stellen?
In der Regel nein. Über Messenger-Gruppen werden personenbezogene Daten an einen privaten Dienst und an alle Gruppenmitglieder verbreitet, ohne dass der Arbeitgeber das kontrollieren kann. Üblich und zulässig ist ein Hinweis, dass sich der Plan geändert hat, mit Verweis auf eine geschützte Ablage.
Darf im Dienstplan stehen, wer krank ist?
Nein. Der Grund einer Abwesenheit, besonders Krankheit, gehört nicht in einen Plan, den Kolleginnen und Kollegen sehen. Arbeitsunfähigkeit ist ein Gesundheitsdatum (Art. 9 DSGVO). Dass jemand nicht verfügbar ist, kann neutral vermerkt werden.
Darf der Dienstplan öffentlich ausgehängt werden?
Er darf nur dort hängen, wo ihn betroffene Beschäftigte, aber keine Externen sehen. Ein Aushang im Pausenraum ist üblich, im Kundenbereich oder am Empfang nicht. Bei bestehendem Betriebsrat braucht das Vorgehen dessen Zustimmung.
Darf ich den Dienstplan meiner Kolleginnen und Kollegen sehen?
Das ist eine Abwägung im Einzelfall. Grundsätzlich muss jede Person ihren eigenen Plan sehen können; ob der Gesamtplan allen Beschäftigten gezeigt wird, hängt vom Betrieb ab und wird oft in einer Betriebsvereinbarung geregelt. Externe sind ausgeschlossen.
Wie lange muss ich Dienstpläne aufbewahren?
Eine eigene gesetzliche Frist für Dienstpläne gibt es nicht. Aufzeichnungen über Arbeitszeit über 8 Stunden werktäglich sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG). Lege eine interne Frist fest und lösche ältere Pläne, wenn sie nicht mehr nötig sind.