Dienstplan-Vorlage: Was hineingehört und wie du sie wiederverwendest
Wer nach einer „Dienstplan Vorlage“ sucht, will meist zweierlei: ein Muster, das alle nötigen Angaben enthält, und einen Weg, nicht jede Woche bei null anzufangen. Beides lässt sich lösen.
Das gehört in jede Dienstplan-Vorlage
- Kopf: Team oder Standort, Zeitraum (Kalenderwoche, Datum von bis), Stand oder Version.
- Je Eintrag: Datum und Wochentag, Name, Funktion (Telefon, E-Mail, Chat, Backoffice), Beginn, Ende, Pause, Netto-Stunden.
- Abwesenheiten: Urlaub, Krank, Frei, Fortbildung – am besten mit festen Kürzeln oder Farben.
- Summen: Stunden je Person und Woche, Vergleich mit den Soll-Stunden.
- Hinweise: Feiertage, Besonderheiten, Ansprechperson für Tauschwünsche.
Muster zum Nachbauen
| Datum | Name | Funktion | Beginn | Ende | Pause | Netto |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mo 05.01. | A. Muster | Telefon | 07:00 | 15:30 | 30 Min. | 8:00 |
| Mo 05.01. | B. Beispiel | 09:00 | 17:30 | 30 Min. | 8:00 | |
| Mo 05.01. | C. Probe | Chat | 12:30 | 21:00 | 30 Min. | 8:00 |
| Di 06.01. | A. Muster | Telefon | 07:00 | 15:30 | 30 Min. | 8:00 |
| Di 06.01. | B. Beispiel | – | – | – | – | Urlaub |
Die Namen und Zeiten sind frei erfunden und dienen nur als Muster.
Die Standardwoche als Vorlage
In vielen Teams wiederholt sich der Rhythmus. Dann ist die effizienteste Vorlage keine leere Tabelle, sondern eine fertig geplante Woche, die du als Ausgangspunkt für die nächsten Wochen nutzt. Im Dienstplan-Tool geht das so:
- Eine typische Woche vollständig planen: Dienste, Pausen und Funktionen.
- Mit In Folgewoche kopieren die Woche in die nächste übertragen.
- Abwesenheiten, Feiertage und Sonderwünsche der neuen Woche anpassen.
- Mit Aus Vorwoche übernehmen lässt sich der umgekehrte Weg gehen.
- Einzelne Tage überträgst du mit dem Button → Folgetag im Tageskopf.
Bestehende Einträge der Zielwoche bleiben erhalten; bei vorhandenen Einträgen fragt das Tool vorher nach. Mehr dazu in der Anleitung.
Vorlage, die sich pflegen lässt
- Lege die Funktionen und ihre Farben einmal an, dann sieht jede Woche gleich aus.
- Pflege Soll-Stunden je Person, damit die Auswertung sofort Plus und Minus zeigt.
- Sichere die Daten regelmäßig als TXT-Datei, damit deine Standardwoche nicht verloren geht.
- Exportiere den fertigen Plan als PDF zum Aushängen oder Verschicken.
Wer zwischen Tabelle und Tool abwägt, findet im Vergleich Excel oder Online-Tool eine Entscheidungshilfe. Zum Tool geht es hier.
Häufige Fragen
Gibt es eine kostenlose Dienstplan-Vorlage?
Ja. Der Dienstplan von cxplan.de ist kostenlos und braucht keine Anmeldung. Eine einmal geplante Standardwoche lässt sich als Vorlage in die Folgewochen kopieren. Das Muster in diesem Ratgeber kann zusätzlich in jeder Tabellenkalkulation nachgebaut werden.
Was gehört in einen Dienstplan?
Zeitraum, Namen, Datum, Funktion, Beginn, Ende, Pausen, Netto-Stunden, Abwesenheiten wie Urlaub und Krankheit sowie die Soll-Stunden je Person. Hinweise zu Feiertagen und Ansprechpersonen helfen im Alltag.
Wie kopiere ich eine Woche im Dienstplan?
Im Bereich „Woche übertragen“ gibt es die Funktionen „Aus Vorwoche übernehmen“ und „In Folgewoche kopieren“. Einzelne Tage überträgst du mit „→ Folgetag“ im Tageskopf.