Urlaub und Krankheit im Dienstplan: So planst du Abwesenheiten
Urlaub und Krankheit sind die größten Störfaktoren im Dienstplan. Urlaub ist planbar, Krankheit nicht. Mit klaren Regeln bleibt das Team trotzdem handlungsfähig.
Urlaubsanspruch kurz erklärt
- Das Bundesurlaubsgesetz garantiert mindestens 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche. Das entspricht 20 Arbeitstagen bei einer Fünf-Tage-Woche. Allgemein: 24 ÷ 6 × Arbeitstage pro Woche.
- Vertrag oder Tarifvertrag sehen oft mehr Urlaub vor.
- Urlaubswünsche sind zu berücksichtigen, es sei denn, dringende betriebliche Belange oder Wünsche anderer Beschäftigter, die sozial Vorrang verdienen, stehen entgegen (§ 7 Abs. 1 BUrlG).
- Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen; eine Übertragung ist bis zum 31. März des Folgejahres möglich, wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen (§ 7 Abs. 3 BUrlG).
- Erkrankt jemand im Urlaub und weist das ärztlich nach, werden die Krankheitstage nicht auf den Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG).
Urlaub fair und planbar verteilen
- Mindestbesetzung je Zeitfenster festlegen – daraus ergibt sich, wie viele Personen gleichzeitig fehlen dürfen.
- Einen Stichtag für Urlaubswünsche setzen, zum Beispiel für den Sommer bis Ende Februar.
- Beliebte Zeiten (Sommerferien, Weihnachten) nach nachvollziehbaren Regeln verteilen, etwa im jährlichen Wechsel.
- Genehmigten Urlaub sofort im Plan eintragen, damit Lücken früh sichtbar werden.
Krankheit: Ersatz planen, bevor sie eintritt
- Eine Springer-Liste führen: Wer kann kurzfristig einspringen, wer hat Plusstunden zum Abbauen?
- Teilzeitkräfte mit flexiblen Zusatzstunden fragen, bevor Überstunden angeordnet werden.
- Schichten so planen, dass Kernzeiten über der Mindestbesetzung liegen und ein Ausfall nicht gleich eine Lücke reißt.
- Bei Ausfällen immer Ruhezeit und Höchstarbeitszeit der Ersatzperson prüfen (Ruhezeit-Ratgeber).
Abwesenheiten im Dienstplan-Tool eintragen
Das Tool kennt die Abwesenheitsarten Urlaub, Krank, Frei und Fortbildung. Trage sie für die betroffenen Tage ein; sie erscheinen im Plan. Beachte bei der Auswertung: Abwesenheiten zählen nicht als geplante Stunden, die Differenz zu den Soll-Stunden fällt deshalb in Wochen mit Urlaub oder Krankheit entsprechend niedriger aus. Eine Schritt-für-Schritt-Erklärung steht in der Anleitung.
Kurzfristige Änderungen dokumentieren
Änderungen nach Veröffentlichung des Plans solltest du dokumentieren: Wer hat getauscht, wer ist eingesprungen, welche Schicht ist neu? Gib den geänderten Plan erneut als PDF aus und kennzeichne den Stand. Das vermeidet Missverständnisse und Streit um Stunden.
Häufige Fragen
Wie viele Urlaubstage stehen Mitarbeitenden gesetzlich zu?
Mindestens 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche, das sind 20 Arbeitstage bei einer Fünf-Tage-Woche (§ 3 BUrlG). Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können mehr vorsehen.
Wie viele Personen dürfen gleichzeitig im Urlaub sein?
Das ergibt sich aus der Mindestbesetzung, die der Betrieb braucht. Rechnen Sie die Zahl der Personen im Team minus Mindestbesetzung je Zeitfenster. Dringende betriebliche Belange können Urlaubswünsche einschränken (§ 7 BUrlG).
Wie trage ich Krankheit im Dienstplan ein?
Im Dienstplan-Tool als Abwesenheit „Krank“ für die betroffenen Tage. Geplante Dienste dieser Person sollten Sie anschließend verschieben oder anderweitig besetzen.
Zählen Urlaubstage in der Wochenauswertung als gearbeitete Stunden?
Nein. Im Dienstplan-Tool zählen Abwesenheiten nicht zu den geplanten Stunden. Die Differenz zu den Soll-Stunden ist daher in Urlaubswochen niedriger.